Cicilia Ve
Nggak banyak orang bisa menulis surat formal. Apalagi surat formal dalam bahasa Inggris. Walaupun demikian, kemampuan untuk menulis professional letter/email sangat dibutuhkan di zaman sekarang.
Dengan adanya email, internet, dan website loker (lowongan pekerjaan), kamu pun bisa melamar pekerjaan secara remote. Maksudnya, kamu kerja secara online. Kamu bisa mengerjakan tugas yang diwajibkan untuk kamu kerjakan di mana pun kamu berada. Kamu bisa bekerja pada perusahaan luar negeri meskipun kamu sendiri berlokasi di Indonesia.
Tentunya untuk dapat pekerjaan tersebut, kamu juga diharuskan untuk mengirim surat lamaran kerja seperti halnya orang melamar pekerjaan secara offline. Tapi sayangnya nggak banyak orang yang tau tata cara menulis professional letter/email. Ini bisa membuang kesempatan! Sayang banget!
Nah, artikel kali ini akan membahas tata cara dan hal-hal penting yang perlu kamu perhatikan sewaktu menulis professional letter/email alias surat formal. Tapi kamu pun juga bisa mengaplikasikannya ke dalam bentuk surat yang lain.
Kalo si penerima senang dapat surat/email dari kamu, kamu bakal dapat tambahan koneksi, cepat dapat respon/balasan, dan banyak keuntungan lain yang nggak bakal kamu dapat kalo kamu menulis surat formal secara asal-asalan.
1. Salutation and Receiver
Ini hal yang paling penting. Kamu harus tau siapa yang bakal nerima surat/email kamu. Jangan sampai salah menyebut nama, bisa fatal akibatnya! Jangan sampai salah salam juga. Langsung aja ke contoh, ya!
Contoh 1: Dear Mr. A,
Contoh 2: Dear Chief of Financial Department,
Jangan sampai kamu menulis
Hi Mr. A,
Boleh, kalo itu kasual. Nah, gimana nih kalo nggak tau siapa yang nerima? Bisa kamu tulis seperti contoh 2. Bisa juga kamu tulis to whom it may concern. Tapi sebisa mungkin cari tau siapa yang bakal nerima surat kamu ya!
Siapa sih orang yang nggak seneng dipanggil namanya secara langsung?
2. Stay Focused
Kamu harus fokus pada hal terpenting yang ingin kamu sampaikan. Lebih baik lagi kalo kamu udah menyiapkan pokok-pokok bahasannya. Penerima nggak mau baca surat yang nggak jelas tujuan si pengirim ini mau apa.
Kalo pada email (karena kamu bisa lebih gampang saling balas-balasan surat) lebih baik fokus pada satu bahasan dulu. Karena penerima (apalagi orang yang sibuk) nggak mau baca email yang panjangnya melebih panjang rel kereta api.
Gampangnya, jangan sampai lebih dari 5 paragraf ya!
3. Hindari Contractions
Apa sih si contraction ini? Itu lho…
I am jadi I’m
You are jadi you’re
Do not jadi don’t
Hindari di penulisan formal ya!
4. Call to Action
Bukan berarti menyuruh itu nggak sopan. Kalo kamu pakai call to action yang sesuai ya nggak masalah. Daripada kamu harus nunggu berminggu-minggu nungguin balasan, lho!
Call to action yang biasa digunakan adalah I am looking forward to receiving your reply. Pasti bakal dibalas! (Jangan lupa thank you juga perlu disisipkan!)
5. Closing
Penutup nggak kalah penting daripada opening. Kata pepatah, tutuplah dengan yang manis itu bener!
Untuk professional letter/email kamu bisa pakai best regards, best wishes, your faithfully, diikuti namamu.
Yuk, mulai menulis professional letter/email yang rapi dan benar!
